Entretiens d’hiver : des alertes pour ne plus oublier une vidange

Décembre. Les machines sont rentrées, l’atelier tourne à plein. C’est le moment des vidanges, des courroies, des pneus qu’on a fait durer « encore une campagne ». Et toujours la même question : celle-là, elle a fait combien d’heures depuis le dernier entretien ?

Le carnet dans la cabine, ça ne suffit plus

Dans beaucoup d’entreprises, la réponse se trouve à trois endroits : un carnet resté dans la cabine, une facture de garage au fond d’un classeur, ou la mémoire du chauffeur qui « croit se souvenir » de la dernière vidange.

Résultat : on entretient au jugé. Une machine est révisée trop tôt, une autre trop tard. Et celle qu’on a oubliée tombe en panne la première semaine de la campagne, au pire moment.

Le plein, un rendez-vous qui donne les heures réelles

Avec Facilitime, les heures des machines sont remontées à chaque plein. Le chauffeur renseigne le compteur de la machine au moment où il fait le plein, directement depuis son téléphone, et le carburant est enregistré en même temps.

Le plein revient régulièrement, il ne demande aucun effort de plus et il se fait à un moment où le chauffeur est devant sa machine. Vous obtenez ainsi le temps réel de chaque machine, relevé sur le compteur, et pas une estimation faite après coup.

Le chrono des chantiers complète le tableau

Les heures du compteur disent combien la machine a tourné. Le chrono lancé sur chaque chantier dit à quoi elle a servi.

Avec les deux, vous obtenez des statistiques d’utilisation beaucoup plus complètes :

• les heures réelles de chaque machine, relevées aux pleins ;
• le temps passé par chantier, par client et par type de travaux ;
• le carburant consommé ;
• l’historique des interventions réalisées.

Le compteur dit combien la machine a tourné, le chrono dit à quoi elle a servi.

Les échéances : l’entretien qui ne s’oublie plus

Une fois les heures remontées, Facilitime permet de créer des échéances pour chaque machine. Vous définissez une règle, et le logiciel surveille le compteur à votre place.

Par exemple, vous indiquez une vidange toutes les 100 heures d’utilisation. Quand la machine approche de ce seuil, une alerte vous prévient qu’il est temps de faire la vidange. C’est valable pour tout autre entretien : filtres, graissage, courroies, contrôle, révision…

• une échéance par type d’entretien et par machine ;
• une alerte quand l’entretien est à faire ;
• un historique de ce qui a été réalisé et de ce qui reste à faire.

Toute l’équipe saisit et consulte les interventions

L’historique n’est pas réservé au bureau. Tous les chauffeurs y ont accès depuis l’application Facilitime, sur leur téléphone, et ils peuvent saisir toutes les interventions réalisées sur les machines : vidange, graissage, changement de filtre, réparation…

Chacun voit ce qui a été fait sur une machine, et quand. Ce partage simplifie beaucoup la communication :

• celui qui fait l’entretien le saisit tout de suite, sur place, sans papier à ramener au bureau ;
• le chauffeur suivant sait si la vidange vient d’être faite avant de prendre le tracteur ;
• le bureau n’a plus à répondre aux mêmes questions par téléphone ;
• l’atelier et le terrain parlent de la même information, à jour pour tout le monde.

Fini le « qui a fait la dernière vidange ? » lancé dans la cour : la réponse est dans la poche de chacun.

Planifier l’atelier : par où commencer ?

Quand l’hiver arrive, la liste de travaux est longue et le temps est compté. Les alertes et les heures réelles permettent d’établir un ordre de passage logique :

• les machines dont l’échéance est atteinte ou dépassée en premier ;
• les plus sollicitées ensuite ;
• les engins peu utilisés en dernier, ou à remettre en question.

Éviter la panne de la première semaine

La panne de printemps est rarement une surprise. Elle vient d’un entretien repoussé, d’une machine qu’on croyait en bon état, d’une pièce usée qu’on n’avait pas vue.

Avec des échéances paramétrées, des heures relevées aux pleins et un historique que tout le monde alimente, ces oublis se voient avant la campagne et non pendant. Vous arrivez au printemps avec un parc prêt à travailler, et un planning qui n’est pas bouleversé par une machine immobilisée.

Un bonus : repenser son matériel

Ces statistiques servent aussi à décider. Une machine qui a peu tourné coûte quand même de l’entretien, du stockage et de l’assurance. Avec les heures réelles et le temps passé sur chantier sous les yeux, on peut se demander honnêtement si le matériel gardé « au cas où » mérite encore sa place sous le hangar.

Par où commencer cet hiver ?

• Faites la liste de vos machines et notez la date du dernier entretien de chacune.
• Définissez les entretiens à surveiller et leur fréquence : vidange toutes les 100 heures, filtres, graissage…
• Faites relever le compteur à chaque plein par vos chauffeurs.
• Demandez à toute l’équipe de saisir chaque intervention dans l’application, et laissez les alertes vous dire quoi faire, et quand.

Author: Didier COLLET